Ghid pas cu pas

Cum să adaugi și să organizezi documentele mașinii: ghid complet pentru înregistrare documente mașină în DriveLog

Află cum să realizezi înregistrarea documentelor mașinii — ITP, RCA, CASCO, rovinietă, tahograf și licență transport — direct în platforma DriveLog, astfel încât niciun termen de valabilitate să nu te mai surprindă nepregătit. La finalul acestui ghid vei ști exact unde găsești fiecare câmp, ce informații sunt obligatorii și cum configurezi alertele automate de expirare pentru întreaga flotă.

Încearcă DriveLog gratuit

📄

Toate documentele într-un singur loc

Până la 6 tipuri de documente per vehicul — ITP, RCA, CASCO, rovinietă, tahograf, licență transport — stocate și accesibile oricând, de pe orice dispozitiv, fără instalare.

🔔

Alerte automate de expirare

Sistemul verifică zilnic documentele și trimite email-uri de avertizare cu 30, 14, 7 și 1 zi înainte de expirare, atât pentru vehicule cât și pentru șoferi.

⚡

Adăugare rapidă, editare ușoară

Încarcă fișierul PDF sau imagine direct din browser, completează numărul documentului, emitentul și datele de valabilitate — totul în mai puțin de un minut per document.

Pași pentru înregistrare documente mașină în DriveLog

Urmează acești pași în ordine și vei avea documentele vehiculelor organizate complet în câteva minute. Dacă nu ai cont încă, consultă mai întâi ghidul nostru despre cum să creezi un cont și să te înregistrezi în platforma de gestionare flotă mașini.

Autentifică-te și selectează compania

Accesează DriveLog din browser (fără instalare) și loghează-te cu adresa de email și parola. Dacă administrezi mai multe companii, comută pe compania dorită din dashboard — fiecare companie are propria evidență de vehicule și documente, complet separată. Asigură-te că ai rolul de owner, admin sau operator pe compania respectivă pentru a putea adăuga documente.

💡 Pro tip: Superadminii au acces la toate companiile și pot gestiona documentele oricărui vehicul fără restricții suplimentare.

Navighează la secțiunea Vehicule și deschide fișa mașinii

Din meniul principal, accesează Vehicule. Vei vedea lista tuturor vehiculelor active din compania curentă, cu numărul de înmatriculare, marca, modelul și starea fiecăruia. Dacă vehiculul nu există încă, adaugă-l completând câmpurile obligatorii: număr de înmatriculare, marcă, model, an fabricație, tip combustibil și categorie (autoturism, camion, utilaj etc.). Dă clic pe vehiculul pentru care vrei să înceapă înregistrarea documentelor mașinii.

💡 Pro tip: Folosește câmpul „Stare" pentru a marca vehiculele scoase din uz ca inactive — documentele lor nu vor mai genera alerte, dar rămân în arhivă.

Accesează tab-ul Documente al vehiculului

În fișa vehiculului vei găsi un tab dedicat Documente. Aici sunt listate toate documentele deja înregistrate (dacă există) cu statusul lor: valid, expirat în curând sau expirat. Platforma suportă până la 6 tipuri de documente per vehicul: ITP, RCA (asigurare obligatorie), CASCO, rovinietă, tahograf și licență transport. Identifică tipul de document pe care vrei să-l adaugi și apasă butonul de adăugare.

💡 Pro tip: Verifică statusul tuturor documentelor dintr-o privire chiar din lista de vehicule — indicatoarele vizuale de culoare îți arată instant ce necesită atenție.

Completează formularul de înregistrare a documentului

Formularul de înregistrare documente mașină conține următoarele câmpuri:

Tip document (obligatoriu) — selectează din lista predefinită: ITP, RCA, CASCO, rovinietă, tahograf, licență transport
Număr document — numărul de serie sau polița, util pentru identificare rapidă
Emitent — societatea de asigurări, RAR, autoritățile emitente etc.
Valabil de la — data intrării în vigoare a documentului
Valabil până la — data expirării (câmp esențial pentru sistemul de alerte)
Fișier atașat — PDF, JPG sau PNG, maxim 20 MB; poți fotografia documentul fizic și încărca imaginea direct

💡 Pro tip: Completează întotdeauna câmpul „Valabil până la" — acesta este elementul-cheie care activează alertele automate de expirare. Fără această dată, sistemul nu poate trimite notificări.

Salvează documentul și verifică statusul

După completarea câmpurilor, apasă Salvează. Documentul apare imediat în lista din fișa vehiculului, cu statusul calculat automat pe baza datei de expirare introduse. Dacă data expirării este în mai puțin de 30 de zile, documentul va fi marcat vizual ca „expiră în curând". Repetă procesul pentru fiecare tip de document al vehiculului. O flotă bine organizată are toate cele 6 tipuri de documente completate pentru fiecare mașină activă.

💡 Pro tip: După salvare, deschide Setările companiei și verifică adresa de email configurată pentru alerte — toate notificările de expirare vor fi trimise la acea adresă.

Actualizează documentele după reînnoire

Când un document expiră și îl reînnoiești (de exemplu, o nouă poliță RCA sau un ITP nou), revino în fișa vehiculului, deschide documentul existent și apasă Editează. Actualizează numărul documentului, emitentul dacă s-a schimbat, datele de valabilitate și încarcă noul fișier. Sistemul va recalcula automat statusul și va reprograma alertele pentru noua dată de expirare. Nu este nevoie să ștergi documentul vechi — editarea îl actualizează direct.

💡 Pro tip: Stabilește un flux intern: atunci când un șofer reînnoiește un document, trimite-i o fotografie și actualizează înregistrarea în DriveLog în aceeași zi — astfel evidența rămâne mereu la zi.

Ce trebuie să știi despre înregistrare documente mașină în DriveLog

Înainte de a începe, parcurge aceste cerințe și observații importante pentru a evita erorile frecvente:

Vehiculul trebuie să existe deja în platformă înainte de a putea adăuga documente — adaugă-l mai întâi din secțiunea Vehicule → Adaugă vehicul
Ai nevoie de rolul owner, admin sau operator pe compania respectivă; utilizatorii fără rol pe companie nu pot adăuga sau edita documente
Fișierele acceptate sunt PDF, JPG, JPEG și PNG, cu dimensiunea maximă de 20 MB per fișier — comprimați documentele mari înainte de upload
Câmpul „Valabil până la" trebuie să fie egal sau ulterior câmpului „Valabil de la" — sistemul validează această regulă și afișează eroare dacă nu este respectată
Platforma suportă până la 6 tipuri de documente per vehicul: ITP, RCA, CASCO, rovinietă, tahograf, licență transport
Alertele de expirare sunt trimise cu 30, 14, 7 și 1 zi înainte de data expirării, la adresa de email configurată în setările companiei
Documentele șoferilor (permis de conducere, aviz psihologic, fișă medicală, certificat șofer profesionist) se gestionează separat, din secțiunea Șoferi — același flux, până la 5 tipuri de documente per șofer
DriveLog funcționează 100% online, fără instalare — poți adăuga documente de pe laptop, tabletă sau telefon, direct din browser
Dacă gestionezi foi de parcurs, asigură-te că vehiculele au documentele valide înregistrate — citește și ghidul nostru despre ce este foaia de parcurs și de ce este esențială pentru flota ta

Ține evidența documentelor mașinilor fără stres

Înregistrarea documentelor mașinii nu mai trebuie să fie o corvoadă administrativă. Cu DriveLog, centralizezi ITP-ul, RCA-ul, CASCO-ul, rovinieta și toate celelalte documente ale flotei într-un singur loc, primești alerte automate înainte de expirare și ai tot timpul controlul complet asupra situației fiecărui vehicul. Creează-ți contul gratuit acum și organizează documentele flotei tale în mai puțin de 15 minute.

Începe înregistrarea documentelor în DriveLog

Acasă