Ghid utilizare DriveLog

Ghid pas cu pas: Înregistrarea șoferilor în sistem

Descoperă cum să realizezi înregistrarea șoferilor în platforma DriveLog rapid și corect — de la completarea datelor personale și a permisului de conducere, până la atașarea documentelor cu alerte automate de expirare. La finalul acestui ghid, vei avea toți șoferii din flota ta organizați într-un singur loc, gata să fie asociați foilor de parcurs.

Testează gratuit DriveLog

⚡

Înregistrare rapidă

Adaugi un șofer nou în mai puțin de două minute, direct din browser, fără instalare de software.

📄

Documente centralizate

Permis, aviz psihologic, fișă medicală și alte documente — toate atașate profilului șoferului, cu date de expirare monitorizate.

🔔

Alerte automate

Sistemul îți trimite notificări pe email cu 30, 14, 7 și 1 zi înainte ca un document să expire — nu mai scapi nicio reînnoire.

Cum funcționează înregistrarea șoferilor în DriveLog

Urmează pașii de mai jos pentru a configura corect profilul fiecărui șofer din flota ta. Procesul este același indiferent de dimensiunea flotei — poți adăuga unul sau sute de șoferi.

Autentifică-te și selectează compania

Accesează platforma DriveLog și loghează-te cu adresa de email și parola contului tău. Din dashboard, asigură-te că ai selectată compania corectă în care vrei să adaugi șoferi. Dacă gestionezi mai multe companii, poți comuta între ele din meniul principal. Utilizatorii cu rol de operator, admin sau owner pe companie au dreptul să adauge șoferi noi.

💡 Pro tip: Dacă tocmai ai creat contul, configurează mai întâi profilul companiei (denumire, CUI, adresă) — datele firmei se completează automat din baza ANAF după introducerea CUI-ului.

Accesează secțiunea „Șoferi" și apasă „Adaugă șofer"

Din meniul lateral al platformei, navighează la secțiunea Șoferi. Vei vedea lista tuturor șoferilor deja înregistrați pentru compania selectată. Apasă butonul Adaugă șofer nou pentru a deschide formularul de înregistrare. Superadmin-ul poate vedea și gestiona toți șoferii din toate companiile, indiferent de compania activă.

💡 Pro tip: Folosește funcția de filtrare din lista de șoferi pentru a verifica rapid dacă un șofer a mai fost adăugat anterior și a evita duplicatele.

Completează datele personale ale șoferului

Formularul de înregistrare șoferi conține câmpurile esențiale pentru identificarea persoanei: nume, prenume, CNP (opțional, pentru identificare internă) și date de contact (telefon, email). Asociază șoferul la compania corectă din lista derulantă — un șofer poate fi activ doar în cadrul unei singure companii din contul tău.

💡 Pro tip: Completarea CNP-ului, deși opțională, este recomandată pentru a evita confuziile în cazul șoferilor cu nume similare și pentru rapoarte interne mai precise.

Adaugă datele permisului de conducere

O componentă esențială a profilului de șofer este permisul de conducere. Introdu numărul permisului, categoriile pentru care este valabil (B, C, CE, D etc.) și data de expirare. Aceste informații sunt vizibile la asocierea șoferului cu o foaie de parcurs și permit verificarea rapidă a valabilității înainte de fiecare cursă.

💡 Pro tip: Data de expirare a permisului intră automat în sistemul de alerte — vei primi notificare pe email din timp, fără să mai verifici manual.

Salvează profilul și atașează documentele șoferului

După completarea datelor de bază, apasă Salvează. Profilul șoferului este acum creat și apare în lista companiei. Următorul pas este atașarea documentelor obligatorii. Din profilul șoferului, poți încărca până la 5 tipuri de documente: permis de conducere (scanat), aviz psihologic, fișă medicală, certificat de șofer profesionist și alte documente relevante. Pentru fiecare document, completezi: tipul documentului, numărul documentului, emitentul, data de început a valabilității, data de expirare și fișierul atașat (PDF, JPG sau PNG, maximum 20 MB).

💡 Pro tip: Încarcă întotdeauna și fișierul scanat al documentului, nu doar datele de valabilitate — în caz de control, ai acces instant la copie digitală, direct din aplicație.

Verifică alertele și asociază șoferul la foi de parcurs

După înregistrarea completă, șoferul devine disponibil pentru a fi selectat la crearea foilor de parcurs. Sistemul DriveLog verifică zilnic documentele șoferilor și trimite emailuri automate de alertă la 30, 14, 7 și 1 zi înainte de orice expirare. Poți vizualiza statusul documentelor direct din lista de șoferi sau din profilul individual al fiecăruia.

💡 Pro tip: Configurează adresa de email pentru alerte din secțiunea Setări ale companiei, astfel încât notificările să ajungă la persoana responsabilă cu managementul flotei.

Ce ai nevoie pentru înregistrarea șoferilor în DriveLog

Înainte de a începe procesul de înregistrare șoferi, asigură-te că ai la îndemână următoarele informații și documente:

Un cont activ DriveLog și cel puțin o companie configurată cu CUI valid
Rol de operator, admin sau owner pe compania în care adaugi șoferii (utilizatorii fără acces nu pot adăuga sau edita șoferi)
Datele personale ale șoferului: nume, prenume, CNP (recomandat), date de contact
Numărul permisului de conducere, categoriile și data de expirare a acestuia
Copii scanate ale documentelor: permis de conducere, aviz psihologic, fișă medicală, certificate profesionale
Datele de valabilitate pentru fiecare document (dată emitere + dată expirare)
Fișierele documentelor în format PDF, JPG sau PNG, de maximum 20 MB fiecare
Adresa de email configurată în setările companiei, pentru a primi alertele de expirare documente

Dacă ești superadmin, poți adăuga și gestiona șoferi în toate companiile din cont, fără restricții de rol. De asemenea, un utilizator înregistrat se poate auto-atribui ca șofer pentru o companie selectată, folosind funcția Atribuie-mă ca șofer disponibilă în profil.

Începe înregistrarea șoferilor tăi astăzi

DriveLog îți oferă tot ce ai nevoie pentru a gestiona eficient flota auto: înregistrarea șoferilor, evidența documentelor cu alerte automate, foi de parcurs conforme și rapoarte de combustibil. Totul online, fără instalare, accesibil oricând.

Testează DriveLog gratuit

Acasă