Ghid pas cu pas

Cum să configurezi funcția de alertă pentru expirare documente în DriveLog

Descoperă cum să activezi și să configurezi funcția de alertă pentru expirare documente în platforma DriveLog, astfel încât să primești notificări automate prin email înainte ca ITP-ul, RCA-ul, CASCO-ul, rovinieta sau permisele șoferilor tăi să expire — fără stres și fără surprize neplăcute.

Încearcă gratuit DriveLog

De ce ai nevoie de alerte automate pentru documentele flotei?

Gestionarea manuală a datelor de expirare este o sursă constantă de risc. Funcția de alertă pentru expirare documente din DriveLog elimină complet acest risc.

🚨

Evitați amenzile și imobilizările

Un vehicul cu ITP sau RCA expirat poate fi imobilizat de Poliție. Alertele automate îți dau timp să reacționezi din timp.

📧

Notificări automate prin email

Sistemul verifică zilnic toate documentele și trimite email-uri de alertă cu 30, 14, 7 și 1 zi înainte de expirare, fără nicio intervenție din partea ta.

👥

Acoperire completă — vehicule și șoferi

Funcția de alertă pentru expirare documente acoperă atât documentele mașinilor (ITP, RCA, CASCO, rovinieta, tahograf) cât și documentele șoferilor (permis, aviz psihologic, fișă medicală).

Ghid complet: Cum configurezi funcția de alertă pentru expirare documente

Urmează acești pași simpli și sistemul de alerte va funcționa automat pentru toată flota ta.

Creează-ți contul și configurează compania

Înainte de orice altceva, trebuie să ai un cont activ în DriveLog și un profil de companie completat. Accesează platforma, înregistrează-te cu adresa de email și parola, apoi completează datele companiei tale: denumire, CUI și adresă. La introducerea CUI-ului, datele firmei sunt preluate automat din baza de date ANAF, ceea ce economisește timp și elimină erorile de introducere. Adresa de email configurată în profilul companiei este cea la care vor fi trimise alertele automate de expirare.

💡 Pro tip: Folosește o adresă de email monitorizată constant — de preferință cea a managerului de flotă sau a unui departament administrativ, pentru a te asigura că alertele nu sunt ratate. Poți afla mai multe în ghidul de creare cont DriveLog.

Înregistrează vehiculele în flotă

Navighează la secțiunea Vehicule și adaugă fiecare mașină, camion sau utilaj din flota ta. Pentru fiecare vehicul completează: numărul de înmatriculare, marca, modelul, anul de fabricație, tipul de combustibil și categoria. Un vehicul înregistrat corect este condiția de bază pentru ca sistemul de alerte să funcționeze — fără vehicul, nu există documente atașate și, implicit, nu există alerte.

💡 Pro tip: Marchează vehiculele temporar scoase din uz ca inactive — sistemul va opri alertele pentru ele și nu vei primi notificări inutile. Consultă ghidul complet de înregistrare a mașinilor în flotă pentru detalii suplimentare.

Adaugă documentele vehiculelor cu datele de expirare

Aceasta este etapa esențială pentru activarea alertelor. Accesează profilul fiecărui vehicul și, din secțiunea de documente, adaugă toate actele relevante: ITP, RCA, CASCO, rovinieta, tahograf, licență de transport etc. Pentru fiecare document completează obligatoriu câmpul „Valabil până la" (data de expirare). Poți atașa și fișierul scanat (PDF, JPG sau PNG, până la 20 MB) pentru referință rapidă. DriveLog suportă până la 6 tipuri de documente per vehicul.

💡 Pro tip: Completează și câmpul „Valabil de la" pentru a avea o evidență completă a istoricului documentelor. Dacă vrei să înțelegi ce documente sunt obligatorii prin lege, citește ghidul complet despre tipurile de documente obligatorii pentru flotă. De asemenea, îți recomandăm și ghidul de adăugare și organizare a documentelor mașinii în DriveLog.

Înregistrează șoferii și documentele acestora

Sistemul de alerte funcționează identic și pentru personalul din flotă. Accesează secțiunea Șoferi, adaugă fiecare șofer (nume, prenume, CNP opțional, număr permis, categorii și data de expirare a permisului) și atașează documentele specifice: permis de conducere, aviz psihologic, fișă medicală, certificat de șofer profesionist și altele. Pentru fiecare document, completează data de expirare — aceasta declanșează automat alertele. DriveLog suportă până la 5 tipuri de documente per șofer.

💡 Pro tip: Nu uita că avizul psihologic și fișa medicală au periodicitate reglementată — introdu datele de expirare corecte pentru a fi notificat din timp. Citește ghidul complet de înregistrare a documentelor șoferilor și ghidul de înregistrare a șoferilor în sistem pentru pași detaliați.

Verifică adresa de email configurată pentru alerte

Funcția de alertă pentru expirare documente trimite notificările la adresa de email configurată în Setările companiei. Intră în profilul companiei tale din dashboard și verifică că adresa de email este corectă și activă. Sistemul DriveLog rulează verificarea zilnică automată și trimite email-uri de alertă la 30 de zile, 14 zile, 7 zile și 1 zi înainte de data de expirare a oricărui document — atât pentru vehicule, cât și pentru șoferi.

💡 Pro tip: Dacă administrezi mai multe companii din același cont, fiecare companie poate avea o adresă de email separată pentru alerte — ideal pentru organizații cu departamente distincte sau pentru administratori de flotă care gestionează clienți diferiți.

Actualizează documentele după reînnoire

Odată ce un document a fost reînnoit (ex: ai făcut ITP-ul sau ai reînnoit RCA-ul), accesează profilul vehiculului sau al șoferului și actualizează documentul respectiv cu noua dată de expirare și, dacă dorești, atașează noul fișier scanat. Sistemul va prelua automat noua dată și va recalibra alertele viitoare. Menținerea datelor actualizate este cheia pentru ca funcția de alertă pentru expirare documente să funcționeze corect pe termen lung.

💡 Pro tip: Obișnuiește-te să actualizezi documentul imediat după reînnoire, nu la scadență — astfel vei evita ferestre de timp în care sistemul nu mai trimite alerte pentru documentul respectiv.

Ce trebuie să știi înainte de a configura alertele de expirare

Câteva cerințe și observații importante pentru ca funcția de alertă pentru expirare documente să funcționeze corect:

Contul tău DriveLog trebuie să fie activ și compania trebuie să fie configurată cu o adresă de email validă în setări.
Alertele sunt trimise exclusiv prin email — asigură-te că adresa configurată este monitorizată regulat și că emailurile de la DriveLog nu ajung în folderul Spam.
Un document generează alerte doar dacă are completat câmpul „Valabil până la" — documentele fără dată de expirare nu sunt monitorizate de sistem.
Sistemul verifică documentele zilnic, automat — nu este necesară nicio acțiune manuală din partea utilizatorului odată ce datele sunt introduse corect.
Alertele sunt trimise la 30, 14, 7 și 1 zi înainte de expirare — suficient timp pentru a programa reînnoirile necesare.
Funcția acoperă toate tipurile de documente pentru vehicule: ITP, RCA, CASCO, rovinieta, tahograf, licență de transport și altele (până la 6 tipuri per vehicul).
Funcția acoperă toate tipurile de documente pentru șoferi: permis de conducere, aviz psihologic, fișă medicală, certificat de șofer profesionist și altele (până la 5 tipuri per șofer).
Dacă gestionezi mai multe companii din același cont, alertele sunt configurate independent pentru fiecare companie în parte.
Rolul de utilizator (owner, admin, operator) nu influențează primirea alertelor — acestea sunt legate de adresa de email a companiei, nu de utilizatorul individual.
Pentru conformitate și protecția datelor introduse în sistem, consultă Politica de Confidențialitate DriveLog și informațiile despre Prelucrarea Datelor cu Caracter Personal.

Configurează acum funcția de alertă pentru expirare documente și ai flota mereu în regulă

Nu mai pierde timp cu urmărirea manuală a datelor de expirare. DriveLog monitorizează automat toate documentele vehiculelor și șoferilor tăi și te anunță din timp prin email — astfel că ITP-ul, RCA-ul, CASCO-ul sau permisul unui șofer nu vor expira niciodată pe neașteptate. Începe gratuit astăzi și descoperă cât de simplu este managementul flotei cu DriveLog.

Creează cont gratuit în DriveLog

Acasă