Ghid practic

Cum să înregistrezi documentele șoferilor corect în sistemul tău de flotă

Înregistrarea documentelor șoferilor este una dintre cele mai importante responsabilități ale unui manager de flotă. Un permis expirat, o fișă medicală lipsă sau un aviz psihologic neactualizat pot genera amenzi, accidente sau probleme legale grave. În acest ghid, îți arătăm pas cu pas cum să realizezi înregistrarea documentelor șoferilor în mod corect, eficient și fără riscuri — folosind DriveLog, aplicația românească de management flotă auto.

Testează gratuit DriveLog

De ce contează evidența documentelor șoferilor

Trei motive esențiale pentru care orice manager de flotă trebuie să țină o evidență riguroasă

⚖️

Conformitate legală

Legislația română impune ca fiecare șofer profesionist să aibă documente valide: permis, aviz psihologic, fișă medicală și certificat de șofer profesionist. Nerespectarea acestor cerințe atrage sancțiuni imediate în trafic sau la controalele ITR.

🔔

Alerte înainte de expirare

Cu DriveLog, sistemul verifică zilnic documentele și trimite alerte automate pe email cu 30, 14, 7 și 1 zi înainte de expirare — astfel nu vei mai fi surprins de documente expirate.

📂

Acces rapid și centralizat

Toate documentele șoferilor tăi sunt stocate digital, într-un singur loc, accesibil 100% online. Nu mai cauți prin dosare fizice — orice document îl găsești în câteva secunde.

Pași pentru înregistrarea documentelor șoferilor în DriveLog

Urmează acești pași simpli pentru a configura și menține o evidență completă și corectă

Creează contul și configurează compania

Primul pas este să îți creezi un cont în DriveLog folosind adresa de email și o parolă. Imediat după înregistrare, completezi profilul companiei tale: denumire, CUI și adresă. Introdu CUI-ul firmei, iar datele (denumire, adresă, județ) sunt preluate automat din baza de date ANAF — economisești timp și eviți erorile de tastare. Poți gestiona mai multe companii dintr-un singur cont, comutând între ele direct din dashboard.

💡 Pro tip: Asigură-te că adresa de email configurată în setările companiei este cea monitorizată activ — acolo vor ajunge toate alertele despre documentele expirate.

Adaugă șoferii în sistem

Din meniul dedicat șoferilor, adaugă fiecare șofer cu informațiile de bază: nume, prenume, CNP (opțional, pentru identificare internă), numărul permisului de conducere, categoriile de permis și data expirării permisului. Adaugi și datele de contact ale șoferului. Fiecare șofer este asociat automat companiei tale, iar dacă ești superadmin, poți gestiona șoferi din mai multe companii simultan.

💡 Pro tip: Completează data expirării permisului de conducere cu atenție — aceasta declanșează automat alertele de reînnoire, fără nicio configurare suplimentară.

Atașează documentele fiecărui șofer

Aceasta este etapa centrală a procesului de înregistrare documente șoferi. Pentru fiecare șofer, poți atașa până la 5 tipuri de documente: permisul de conducere, avizul psihologic, fișa medicală, certificatul de șofer profesionist și alte documente relevante. Pentru fiecare document completezi: tipul documentului, numărul documentului, emitentul, data de valabilitate de la și data de valabilitate până la. De asemenea, poți încărca fișierul scanat (PDF, JPG sau PNG, maximum 20 MB) direct în platformă.

💡 Pro tip: Scanează documentele fizice și încarcă-le în sistem imediat ce le primești. Astfel ai întotdeauna la îndemână o copie digitală pentru controale sau audituri interne.

Verifică statusul documentelor și alertele active

După ce ai înregistrat toate documentele, sistemul DriveLog le monitorizează automat. Zilnic, platforma verifică datele de expirare și trimite email-uri de alertă cu 30, 14, 7 și 1 zi înainte de expirare. Dintr-o singură privire, din lista șoferilor, poți vedea care documente sunt valide (verde), care expiră curând (galben) și care sunt deja expirate (roșu). Această vizibilitate completă elimină riscul de a folosi un șofer cu documente invalide.

💡 Pro tip: Revizuiește săptămânal lista de documente ale șoferilor direct din dashboard — 5 minute pe săptămână sunt suficiente pentru a menține totul în ordine.

Actualizează documentele la reînnoire

Când un șofer reînnoiește un document (de exemplu, avizul psihologic anual sau fișa medicală), accesezi profilul acestuia în DriveLog, editezi documentul existent sau adaugi o versiune nouă cu noua dată de valabilitate și fișierul actualizat. Sistemul va reseta automat contorul de alerte pentru documentul respectiv. Această înregistrare a documentelor șoferilor actualizată garantează că evidența ta este mereu la zi, fără efort suplimentar.

💡 Pro tip: Folosește alerta de 30 de zile ca semnal pentru a contacta șoferul și a programa din timp reînnoirea — eviți astfel situațiile de urgență de ultim moment.

Corelează șoferii cu vehiculele și foile de parcurs

Odată ce șoferii și documentele lor sunt înregistrate corect, poți genera foi de parcurs care leagă fiecare șofer de vehiculul utilizat, traseul parcurs și kilometrii înregistrați. Foile de parcurs se exportă în format PDF oficial sau CSV. Această corelare completă — șofer, documente valide, vehicul, traseu — oferă o imagine integrată a activității flotei tale și simplifică orice control sau audit.

💡 Pro tip: Nu poți atribui un șofer cu documente expirate la o foaie de parcurs dacă menții evidența la zi — un motiv în plus să fii consecvent cu înregistrarea documentelor.

Ce documente sunt necesare pentru înregistrarea documentelor șoferilor

Pregătește aceste informații și fișiere înainte de a începe înregistrarea în DriveLog

Permisul de conducere — numărul permisului, categoriile obținute (B, C, CE, D etc.) și data expirării; scanează ambele fețe ale documentului fizic
Avizul psihologic — emitentul (cabinetul psihologic autorizat), numărul avizului și perioada de valabilitate (de obicei 1 an pentru șoferii profesioniști)
Fișa medicală — numărul fișei, unitatea medicală emitentă și data valabilității; obligatorie pentru conducătorii auto angajați
Certificatul de șofer profesionist (CPC/Atestatul ARR) — numărul certificatului, emitentul și data de expirare; necesar pentru transportul rutier de marfă sau persoane
Alte documente specifice — în funcție de activitatea companiei, pot fi necesare atestate suplimentare (ADR pentru mărfuri periculoase, atestat transport persoane etc.)
Date de contact ale șoferului — număr de telefon și/sau adresă email pentru comunicări interne și urgențe operaționale
CNP-ul șoferului — opțional, dar util pentru identificare internă precisă și reconcilierea cu documentele HR

Dacă gestionezi și documentele vehiculelor din flotă, consultă și ghidul nostru despre evidența documentelor vehiculelor (ITP, RCA, CASCO, rovinieta, tahograf) pentru o imagine completă a conformității flotei tale.

Întrebări frecvente despre înregistrarea documentelor șoferilor

Câte documente pot atașa unui singur șofer în DriveLog?

Poți atașa până la 5 tipuri de documente per șofer. Acestea acoperă toate documentele obligatorii pentru un șofer profesionist român: permis de conducere, aviz psihologic, fișă medicală, certificat de șofer profesionist și un document suplimentar la alegere.

Sistemul mă anunță automat când un document expiră?

Da. DriveLog verifică zilnic toate documentele și trimite email-uri de alertă automate cu 30, 14, 7 și 1 zi înainte de data expirării. Alertele sunt trimise la adresa de email configurată în setările companiei tale.

Pot încărca și copia scanată a documentului?

Da, pentru fiecare document poți atașa fișierul original scanat în format PDF, JPG sau PNG, cu o dimensiune maximă de 20 MB. Astfel ai arhiva digitală completă a documentelor, accesibilă oricând, de pe orice dispozitiv.

Pot gestiona șoferi din mai multe companii?

Da. Din același cont DriveLog poți gestiona mai multe companii și poți comuta între ele din dashboard. Fiecare șofer este asociat companiei sale, iar utilizatorii văd doar șoferii companiei la care au acces — cu excepția superadminilor, care au acces complet.

Începe acum înregistrarea documentelor șoferilor tăi

Nu lăsa evidența documentelor la voia întâmplării. Cu DriveLog, înregistrarea documentelor șoferilor devine un proces simplu, automatizat și complet digital. Economisești timp, eviți amenzile și ai mereu controlul asupra flotei tale — indiferent câți șoferi sau vehicule gestionezi.

Testează DriveLog gratuit Vezi toate funcționalitățile

Acasă