Ghid de utilizare

Cum să utilizezi funcția de bonuri de consum în platforma DriveLog

Înțelege pas cu pas cum funcționează funcția bonuri de consum din DriveLog — înregistrează fiecare alimentare, urmărește consumul real al flotei și ține sub control costurile cu combustibilul, direct din platformă, fără fișiere Excel sau registre fizice.

Încearcă DriveLog gratuit

⛽

Înregistrare rapidă a alimentărilor

Adaugă bonuri de combustibil în câteva secunde: vehicul, șofer, cantitate, cost și kilometraj — toate într-un singur formular simplu.

📊

Consum mediu calculat automat

DriveLog calculează automat consumul mediu în litri/100 km pentru fiecare vehicul, pe baza kilometrajului și a cantității de combustibil introduse.

📥

Export CSV pentru raportare

Exportă oricând jurnalul de combustibil în format CSV, filtrat după perioadă, vehicul sau șofer, pentru rapoarte interne sau contabilitate.

Cum funcționează funcția bonuri de consum: ghid pas cu pas

Urmează acești pași pentru a înregistra și gestiona eficient bonurile de combustibil ale flotei tale în platforma DriveLog.

Asigură-te că ai vehiculele și șoferii configurați în platformă

Înainte de a adăuga primul bon de consum, verifică că vehiculele din flota ta sunt înregistrate în DriveLog — cu numărul de înmatriculare, marca, modelul și tipul de combustibil. De asemenea, șoferii trebuie să existe în sistem și să fie asociați companiei tale. Fără aceste date, formularul de bon nu poate fi completat corect. Dacă nu ai făcut încă acest pas, consultă ghidul complet de înregistrare a mașinilor în flotă și ghidul de înregistrare a șoferilor în sistem.

💡 Pro tip: Asigură-te că tipul de combustibil al vehiculului este setat corect (benzină, motorină, GPL, electric) — acesta apare automat ca sugestie la completarea bonului.

Navighează la secțiunea „Bonuri de Combustibil" (Fuel Receipts)

Din dashboard-ul platformei DriveLog, accesează secțiunea dedicată bonurilor de combustibil — disponibilă în meniul principal sub denumirea „Bonuri de Combustibil" sau „Fuel Receipts". Aici vei găsi lista tuturor bonurilor înregistrate pentru compania curentă, cu posibilitatea de filtrare după vehicul, șofer sau perioadă. Dacă gestionezi mai multe companii, verifică că ești pe compania corectă înainte de a adăuga un bon nou.

💡 Pro tip: Poți comuta rapid între companiile tale direct din dashboard, fără să te deloghezi — ideal dacă administrezi flote separate pentru mai multe firme.

Adaugă un bon de consum nou din pagina de index

Apasă butonul de adăugare bon nou. Se deschide formularul de înregistrare a alimentării, cu următoarele câmpuri disponibile:

Vehicul — selectează vehiculul care a fost alimentat (câmp obligatoriu)
Șofer — selectează șoferul care a efectuat alimentarea (câmp obligatoriu)
Data — data la care a avut loc alimentarea (câmp obligatoriu)
Cantitate (litri) — cantitatea de combustibil alimentată, în litri (câmp obligatoriu, minim 0,01 L)
Cost total — suma plătită, în lei (opțional)
Furnizor / Stație — numele stației de carburant (opțional, max. 150 caractere)
Număr bon — numărul bonului fiscal sau al documentului justificativ (opțional)
Km bord — kilometrajul afișat pe bord la momentul alimentării (opțional, dar recomandat pentru calculul consumului)
Tip combustibil — benzină, motorină, GPL etc. (câmp obligatoriu)

💡 Pro tip: Completează întotdeauna câmpul „Km bord" — acesta este esențial pentru ca platforma să calculeze automat consumul mediu real al vehiculului în litri/100 km.

Salvează bonul și verifică consumul calculat automat

După completarea câmpurilor, apasă „Salvează". Bonul de consum apare imediat în lista companiei. Pe baza kilometrajului introdus la bonul curent și la cel anterior, DriveLog calculează automat consumul mediu (litri/100 km) pentru acel vehicul. Această valoare este vizibilă direct în jurnalul de combustibil și oferă o imagine clară asupra eficienței fiecărui vehicul din flotă. Funcția bonuri de consum devine astfel un instrument real de analiză a costurilor, nu doar un registru de evidență.

💡 Pro tip: Dacă observi un consum neobișnuit de mare pentru un vehicul, poate fi un semnal de alarmă — defecțiune mecanică, alimentare incorectă sau utilizare necorespunzătoare. Monitorizează tendințele în timp.

Adaugă bonuri și din profilul unui șofer specific

Pe lângă adăugarea din pagina generală de index, funcția bonuri de consum permite și înregistrarea directă din profilul unui șofer. Navighează la secțiunea „Șoferi", deschide fișa șoferului dorit și adaugă bonul de combustibil direct acolo. Câmpurile sunt identice cu cele din formularul general. Această metodă este utilă când vrei să centralizezi rapid toate alimentările unui singur șofer, fără să filtrezi lista generală. Este o practică recomandată mai ales pentru flote mari, unde mai mulți operatori introduc date simultan.

💡 Pro tip: Operatorii pot asigna bonuri șoferilor, iar șoferii se pot asigna ei înșiși dacă au acces la platformă — flexibil pentru echipe distribuite geografic.

Filtrează, analizează și exportă rapoartele de combustibil

Din pagina de index a bonurilor de combustibil, folosește filtrele disponibile pentru a vizualiza alimentările după vehicul, șofer sau interval de timp. Odată filtrate datele, le poți exporta în format CSV pentru raportare contabilă, analize interne sau audit. Raportul CSV conține toate câmpurile relevante: vehicul, șofer, dată, cantitate, cost, stație, tip combustibil și kilometraj. Corelat cu foile de parcurs, obții o imagine completă asupra activității și costurilor reale ale flotei.

💡 Pro tip: Exportă lunar un raport CSV pentru fiecare vehicul și compară costurile cu combustibil față de kilometrii parcurși — un instrument simplu și eficient pentru optimizarea bugetului de flotă.

Cerințe și informații utile despre funcția bonuri de consum

Înainte de a începe să folosești funcția bonuri de consum în DriveLog, verifică următoarele condiții și recomandări:

Trebuie să ai un cont activ DriveLog și o companie configurată în platformă. Dacă nu ai încă un cont, consultă ghidul de creare cont și înregistrare în platformă.
Cel puțin un vehicul activ trebuie să fie înregistrat în compania ta — bonul de consum nu poate fi salvat fără un vehicul asociat.
Cel puțin un șofer activ trebuie să existe în sistem și să fie asociat companiei — înregistrarea șoferilor este un pas obligatoriu.
Rolul utilizatorului contează: operatorii pot adăuga bonuri și le pot asigna șoferilor; șoferii se pot asigna ei înșiși la alimentări proprii; superadminul are acces complet, indiferent de companie.
Cantitatea introdusă trebuie să fie minimum 0,01 litri și maximum 99.999,99 litri — valorile în afara acestui interval vor genera o eroare de validare.
Costul total și numărul bonului sunt câmpuri opționale, dar completarea lor este recomandată pentru o evidență contabilă corectă.
Câmpul „Km bord" este opțional tehnic, dar fără el calculul consumului mediu nu se poate efectua — completează-l de fiecare dată când este posibil.
Bonurile de consum pot fi șterse atât din pagina generală de index, cât și din profilul șoferului — atenție, ștergerea este ireversibilă.
Toate datele sunt stocate în cloud și accesibile oricând, de pe orice dispozitiv cu conexiune la internet — nu este necesară nicio instalare locală.
Funcția bonuri de consum este complementară cu gestionarea documentelor vehiculului (ITP, RCA, CASCO, rovigneta) — toate într-un singur loc, pentru o evidență completă a flotei.
Datele personale ale șoferilor sunt prelucrate conform GDPR. Consultă Politica de Confidențialitate DriveLog pentru detalii.

Gestionează bonurile de consum ale flotei tale cu DriveLog

Nu mai pierde timp cu registre fizice sau fișiere Excel neactualizate. Cu funcția bonuri de consum din DriveLog, ai control total asupra combustibilului consumat, costurilor reale și eficienței fiecărui vehicul — totul dintr-o platformă online, accesibilă oricând. Începe astăzi și descoperă cât de simplu poate fi managementul flotei tale auto.

Creează cont gratuit în DriveLog

Acasă