Ghid pas cu pas

Ghid complet: Generarea și urmărirea foilor de parcurs

Înțelege cum să realizezi generarea foilor de parcurs în mod corect, eficient și conform normelor românești, direct din platforma DriveLog — fără hârtii, fără erori de calcul și cu toate datele la un loc.

Începe gratuit în DriveLog

De ce contează o evidență corectă a foilor de parcurs?

Fie că gestionezi o flotă de 3 sau 300 de vehicule, foile de parcurs sunt documentul-cheie care leagă vehiculul, șoferul și traseul parcurs. Iată ce obții cu DriveLog:

📄

Documente conforme legal

Foile de parcurs generate sunt exportate în format PDF compatibil cu normele românești în vigoare, gata pentru control sau arhivare.

⚡

Economie de timp

Completezi o foaie de parcurs în câteva minute: selectezi vehiculul, șoferul și destinațiile salvate, iar kilometrii parcurși se calculează automat.

🔍

Urmărire și filtrare simplă

Filtrează foile după vehicul, șofer sau perioadă și exportă rapoarte CSV pentru contabilitate sau analiză internă, oricând ai nevoie.

Cum funcționează generarea foilor de parcurs în DriveLog

Urmează acești pași pentru a crea, gestiona și urmări foile de parcurs ale flotei tale, de la prima configurare până la exportul documentelor finale.

Creează-ți contul și configurează compania

Primul pas este crearea unui cont în DriveLog cu adresa de email și o parolă. Imediat după, configurezi profilul companiei tale: denumire, CUI și adresă. Dacă introduci CUI-ul firmei, datele sunt completate automat din baza de date ANAF — fără tastare manuală. Un singur cont poate gestiona mai multe companii, cu posibilitatea de a comuta între ele din dashboard.

💡 Pro tip: Folosește funcția de căutare ANAF pentru a prelua automat denumirea și adresa firmei — economisești timp și eviți greșelile de completare.

Adaugă vehiculele flotei tale

Înainte de a genera foi de parcurs, fiecare vehicul trebuie înregistrat în platformă. Completezi numărul de înmatriculare, marca, modelul, anul de fabricație, tipul de combustibil și categoria vehiculului (autoturism, camion, utilaj etc.). Setezi starea ca activ pentru a putea fi asociat foilor de parcurs. Tot acum poți atașa documentele vehiculului — ITP, RCA, CASCO, rovinietă, tahograf — cu data de expirare, pentru a primi alerte automate. Consultă ghidul complet de înregistrare a mașinilor în flotă pentru detalii suplimentare.

💡 Pro tip: Adaugă toate documentele vehiculului de la bun început — sistemul trimite alerte cu 30, 14, 7 și 1 zi înainte de expirare, astfel nu ratezi nicio reînnoire importantă.

Înregistrează șoferii și documentele lor

Fiecare foaie de parcurs necesită un șofer asociat. Adaugă șoferii cu datele esențiale: nume, prenume, numărul permisului de conducere, categoriile și data de expirare a acestuia. Poți atașa și documente suplimentare — aviz psihologic, fișă medicală, certificat de șofer profesionist — toate cu date de expirare monitorizate automat. Urmărește ghidul de înregistrare a șoferilor în sistem pentru un proces complet și corect.

💡 Pro tip: Completează documentele fiecărui șofer imediat după adăugarea lui în sistem — vei avea o imagine clară asupra termenelor de valabilitate ale întregii echipe, dintr-o singură privire.

Salvează destinațiile frecvente ale companiei

DriveLog îți permite să creezi o listă de destinații frecvente la nivelul companiei — cu nume, adresă, localitate și județ. Aceste destinații salvate se reutilizează rapid la completarea oricărei foi de parcurs, eliminând introducerea repetitivă a acelorași locații. Dacă flota ta face zilnic trasee similare, această funcție reduce semnificativ timpul de completare a documentelor.

💡 Pro tip: Adaugă și scopul deplasării pentru fiecare destinație frecventă — la generarea foilor de parcurs, câmpul „scop" va fi precompletat automat.

Generează foaia de parcurs

Acesta este pasul central al procesului de generare foi parcurs. Din secțiunea dedicată, creezi o foaie nouă selectând: vehiculul, șoferul, data plecării și sosirii, locul de plecare, locul de sosire și kilometrii la plecare. Poți adăuga mai multe segmente de traseu, fiecare cu propria dată, localități și kilometri. Kilometrii parcurși se calculează automat. Completezi scopul deplasării și orice observații relevante, apoi salvezi foaia. Află mai multe despre ce înseamnă o foaie de parcurs și de ce este esențială pentru flota ta.

💡 Pro tip: Folosește destinațiile salvate din pasul anterior pentru a completa traseele în câteva secunde — ideal pentru rutele zilnice repetitive.

Semnează electronic foaia de parcurs

După completare, foaia de parcurs poate fi semnată electronic. Managerul de flotă poate genera un link de semnare pe care îl trimite șoferului — acesta îl accesează de pe orice dispozitiv și semnează digital, fără a fi nevoie de prezență fizică sau de tipărire. Semnăturile sunt stocate direct pe document și apar în exportul PDF final.

💡 Pro tip: Trimite link-ul de semnare imediat după finalizarea cursei — șoferii pot semna direct de pe telefon, iar tu ai documentul complet și arhivat în câteva minute.

Exportă, filtrează și urmărește foile de parcurs

Odată generate, foile de parcurs pot fi exportate individual în PDF (format oficial, compatibil cu normele românești) sau în CSV pentru analiză și contabilitate. Folosești filtrele disponibile pentru a vizualiza foile după vehicul, șofer sau perioadă de timp. Astfel, urmărirea activității flotei devine simplă și transparentă, indiferent de dimensiunea parcului auto.

💡 Pro tip: Exportă lunar un raport CSV cu toate foile de parcurs și transmite-l direct contabilului — toate datele necesare sunt deja structurate și gata de procesat.

Ce trebuie să ai pregătit înainte de generarea foilor de parcurs

Pentru a porni corect și a evita blocajele, asigură-te că ai completat toate informațiile necesare în platformă:

Cont activ în DriveLog și compania configurată cu CUI, denumire și adresă (verificate prin integrarea ANAF)
Cel puțin un vehicul activ înregistrat în flotă, cu număr de înmatriculare, marcă și model completate — vezi cum să adaugi documentele mașinii în DriveLog
Cel puțin un șofer adăugat cu permisul de conducere valid și datele de contact
Documentele vehiculului (ITP, RCA, CASCO, rovinietă) atașate și cu datele de expirare introduse — consultă ghidul documentelor obligatorii pentru flotă
Documentele șoferilor (permis, aviz psihologic, fișă medicală) înregistrate și actualizate — detalii în ghidul de înregistrare a documentelor șoferilor
Lista destinațiilor frecvente configurată la nivel de companie, pentru completare rapidă a traseelor
Adresa de email pentru alerte configurată în setările companiei, pentru notificări automate la expirarea documentelor
Kilometrii la bord ai vehiculului notați corect la prima foaie de parcurs — toate foile ulterioare vor calcula automat km parcurși

Simplifică acum generarea foilor de parcurs pentru întreaga flotă

DriveLog este soluția 100% online, fără instalare, creată special pentru firmele românești cu vehicule proprii. Gestionezi vehiculele, șoferii, documentele și foile de parcurs dintr-un singur loc — cu exporturi PDF conforme și alerte automate la expirarea documentelor.

Creează-ți contul gratuit

Acasă