Ghid DriveLog

Gestionarea asigurărilor și CASCO în sistem: ghid pas cu pas

Descoperă cum să realizezi gestionarea asigurare CASCO și a tuturor polițelor auto direct din DriveLog — fără fișiere Excel, fără termene ratate. Urmează pașii de mai jos și ai documentele întregii flote sub control, cu alerte automate înainte de fiecare expirare.

Încearcă DriveLog gratuit

De ce să gestionezi asigurarea CASCO digital?

Trei avantaje concrete pentru orice manager de flotă care trece la un sistem dedicat.

🔔

Alerte automate

Primești notificări prin e-mail cu 30, 14, 7 și 1 zi înainte ca polița CASCO sau orice alt document să expire — zero supraveghere manuală.

📁

Documente centralizate

Polița CASCO, RCA, ITP, rovinietă și tahograf — toate atașate fiecărui vehicul, accesibile oricând, de pe orice dispozitiv cu browser.

⏱️

Economie de timp

Renunți la verificările lunare din calendare sau dosare fizice. Sistemul lucrează pentru tine 24/7 și îți raportează statusul fiecărei polițe.

Gestionarea asigurării CASCO pas cu pas în DriveLog

Înainte de a adăuga documente, asigură-te că ai deja vehiculele înregistrate în platformă. Dacă nu ai făcut-o încă, consultă ghidul complet de înregistrare a mașinilor în flotă.

Autentifică-te și selectează compania corectă

Accesează DriveLog cu adresa de e-mail și parola create la înregistrare. Dacă administrezi mai multe companii, verifică în dashboard că ai selectat compania pentru care vrei să gestionezi asigurările. Comutarea între companii se face rapid din meniul principal, fără a fi nevoie să te deconectezi.

💡 Pro tip: Dacă tocmai ai creat contul, completează mai întâi profilul companiei cu CUI-ul firmei — DriveLog preia automat denumirea și adresa din baza ANAF, economisind timp la configurare.

Navighează la secțiunea Vehicule și selectează mașina dorită

Din meniul lateral, accesează Vehicule. Vei vedea lista tuturor mașinilor active din flotă, cu numărul de înmatriculare, marca, modelul și starea fiecăreia. Apasă pe vehiculul pentru care dorești să adaugi sau să actualizezi polița CASCO. Se deschide pagina de detalii a vehiculului, unde găsești și secțiunea dedicată documentelor.

💡 Pro tip: Folosește filtrul de stare (activ/inactiv) pentru a lucra eficient atunci când flota ta are zeci de vehicule. Vehiculele inactive nu generează alerte, deci marchează corect starea fiecăruia.

Adaugă documentul CASCO — completează toate câmpurile

În pagina vehiculului, apasă butonul Adaugă document. Din lista de tipuri disponibile, selectează CASCO. Completează câmpurile formularului:

Tip document — selectează CASCO din lista derulantă
Număr document — numărul poliței emise de asigurător (câmp opțional, dar recomandat)
Emitent — numele societății de asigurare (ex: Allianz, Groupama, Omniasig etc.)
Valabil de la — data de început a poliței
Valabil până la — data de expirare a poliței (câmpul cheie pentru alerte)
Fișier atașat — încarcă polița scanată în format PDF, JPG sau PNG (maxim 20 MB)

După completare, apasă Salvează. Documentul apare imediat în lista documentelor vehiculului.

💡 Pro tip: Atașează întotdeauna fișierul scanat al poliței. Astfel, dacă ai nevoie de dovada asigurării în teren sau la un control, poți accesa documentul direct din browser, de pe orice dispozitiv. Află mai multe despre organizarea documentelor mașinii în ghidul dedicat înregistrării documentelor vehiculelor.

Verifică statusul documentelor și gestionează toate polițele flotei

După salvare, DriveLog afișează statusul documentului direct în interfață: valid, expiră în curând sau expirat. Poți gestiona simultan până la 6 tipuri de documente per vehicul: CASCO, RCA, ITP, rovinieta, tahograf, licență transport. Această vedere centralizată îți permite să identifici rapid care vehicule au polița CASCO aproape de expirare, fără să verifici fiecare dosar fizic.

Pentru o imagine completă asupra tuturor documentelor obligatorii ale flotei, recomandăm lectura articolului despre tipurile de documente obligatorii pentru flotă.

💡 Pro tip: Adaugă documentele pentru toată flota în aceeași sesiune de lucru. Odată introduse datele de expirare, sistemul preia automat monitorizarea și nu mai ai nevoie să revii lunar pentru verificări manuale.

Configurează alertele de expirare pentru a nu rata nicio reînnoire

DriveLog verifică zilnic toate documentele din sistem și trimite e-mailuri de alertă automat la 30, 14, 7 și 1 zi înainte de expirare. Alertele sunt trimise la adresa e-mail configurată în setările companiei. Sistemul funcționează identic atât pentru documentele vehiculelor (inclusiv CASCO), cât și pentru documentele șoferilor.

Pentru a configura corect adresa de notificare și a testa funcționarea alertelor, urmează instrucțiunile din ghidul de configurare a alertelor pentru expirare documente. De asemenea, același mecanism funcționează și pentru ITP și rovinieta — detalii în ghidul de gestionare a alertelor ITP și rovinieta.

💡 Pro tip: Verifică periodic că adresa de e-mail din setările companiei este actualizată. Dacă responsabilul cu flota se schimbă, actualizează imediat adresa pentru a nu pierde notificările de expirare a polițelor CASCO sau RCA.

Actualizează polița după reînnoire

Când primești noua poliță CASCO de la asigurător, revino în DriveLog, selectează vehiculul și editează documentul existent sau adaugă o intrare nouă pentru perioada reînnoită. Actualizează data de expirare și atașează noul fișier PDF. Sistemul va recalcula automat statusul și va programa alertele pentru noua perioadă de valabilitate.

💡 Pro tip: Obișnuiește-te să actualizezi documentele în sistem imediat după reînnoire, nu la câteva zile distanță. Astfel, echipa ta vede întotdeauna statusul real al fiecărei polițe și evitați confuziile legate de documente expirate vs. reînnoite.

Ce ai nevoie pentru o gestionare asigurare CASCO completă

Înainte de a parcurge pașii de mai sus, asigură-te că sunt îndeplinite următoarele condiții în contul DriveLog:

Cont DriveLog activ, cu profilul companiei completat (denumire, CUI, adresă)
Cel puțin un vehicul înregistrat în flotă, cu număr de înmatriculare și categoriile corecte
Acces cu rol de owner, admin sau operator — rolul de utilizator simplu nu permite adăugarea documentelor vehiculelor
Adresa de e-mail corectă configurată în setările companiei, pentru recepționarea alertelor automate
Polița CASCO scanată disponibilă în format PDF, JPG sau PNG, cu dimensiunea sub 20 MB
Data exactă de expirare a poliței — verifică polița fizică sau contactează asigurătorul dacă nu ești sigur
Timp estimat pentru adăugarea unui document: sub 2 minute per vehicul

Dacă nu ai încă vehiculele adăugate sau nu știi de unde să începi, parcurge mai întâi ghidul de creare cont și înregistrare în platformă, apoi revin-o la acest tutorial pentru gestionarea asigurare CASCO.

Gestionează asigurările CASCO ale întregii flote dintr-un singur loc

DriveLog îți oferă toate instrumentele necesare: documente centralizate, alerte automate și acces 100% online — fără instalare, fără fișiere Excel, fără termene ratate. Înregistrează-te gratuit și configurează prima poliță CASCO în mai puțin de 5 minute.

Începe gratuit cu DriveLog

Acasă