Ghid practic · Management flotă

Cum să organizezi și să stochezi evidența rovinietei: sistem complet pentru managerii de flotă

Află cum să construiești un evidenta rovinieta sistem fiabil, digital și automatizat — astfel încât niciun vehicul din flota ta să nu circule fără rovinieta valabilă, iar documentele să fie mereu la un click distanță.

Încearcă DriveLog gratuit

De ce ai nevoie de un sistem dedicat pentru evidența rovinietei

Gestionarea manuală a rovinietelor pentru o flotă cu zeci de vehicule este o sursă constantă de erori, amenzi și stres administrativ. Un sistem digital rezolvă toate acestea.

🚫

Zero amenzi pentru expirare

Alertele automate te anunță cu 30, 14, 7 și 1 zi înainte de expirarea rovinietei, astfel încât să acționezi la timp și să eviți sancțiunile DRDP.

📂

Documente centralizate digital

Rovinietele, ITP-urile, RCA-urile și CASCO-urile sunt stocate într-un singur loc, accesibil oricând, de pe orice dispozitiv conectat la internet.

⏱️

Economie de timp administrativ

În loc să verifici manual fiecare vehicul, sistemul face asta automat zilnic și îți trimite rapoarte clare cu statusul documentelor din toată flota.

Pași pentru a implementa un evidenta rovinieta sistem în DriveLog

Urmează acești pași simpli și structurați pentru a configura un sistem complet de evidență și stocare a rovinietelor pentru întreaga ta flotă.

Creează-ți contul și configurează profilul companiei

Primul pas este să te înregistrezi în platformă cu adresa de email și o parolă. Imediat după, completezi datele companiei tale: denumire, CUI, adresă. La introducerea CUI-ului, DriveLog preia automat datele firmei din baza de date ANAF — nu mai trebuie să le introduci manual. Dacă gestionezi mai multe companii, poți comuta între ele oricând din dashboard.

💡 Pro tip: Asigură-te că adresa de email configurată în setările companiei este una monitorizată activ — acolo vor ajunge toate alertele de expirare documente, inclusiv pentru roviniete.

Înregistrează toate vehiculele din flotă

Pentru fiecare mașină, camion sau utilaj, adaugă în sistem numărul de înmatriculare, marca, modelul, anul de fabricație, tipul de combustibil și categoria vehiculului. Poți seta starea ca activ sau inactiv — util atunci când un vehicul iese temporar din circulație. Un ghid detaliat pentru acest pas găsești în articolul Ghid complet: Înregistrarea mașinilor în flotă.

💡 Pro tip: Adaugă toate vehiculele chiar din prima zi, inclusiv cele cu documente deja expirate sau aproape de expirare — sistemul îți va afișa imediat ce necesită atenție urgentă.

Atașează rovinieta și celelalte documente ale vehiculului

Acesta este pasul central al întregului evidenta rovinieta sistem. Pentru fiecare vehicul înregistrat, accesezi secțiunea de documente și adaugi rovinieta: selectezi tipul de document, completezi numărul documentului, emitentul, data de început a valabilității și data de expirare, apoi încarci fișierul scanat (PDF, JPG sau PNG, maxim 20MB). DriveLog suportă până la 6 tipuri de documente per vehicul, inclusiv ITP, RCA, CASCO, tahograf și licență transport. Pentru un ghid pas cu pas, consultă articolul Cum să adaugi și să organizezi documentele mașinii în DriveLog.

💡 Pro tip: Scanează și stochează rovinieta imediat după achiziție — nu lăsa pentru mai târziu. Un fișier digital atașat în sistem valorează cât o arhivă fizică întreagă, accesibilă oricând în control de trafic.

Configurează sistemul de alerte pentru expirare

Odată documentele introduse, sistemul DriveLog verifică zilnic toate datele de expirare și trimite automat emailuri de alertă la 30, 14, 7 și 1 zi înainte de expirarea rovinietei. Nu trebuie să setezi manual fiecare alertă — funcționează implicit pentru toate documentele din sistem. Poți afla mai multe despre configurarea alertelor în ghidul dedicat: Cum să configurezi funcția de alertă pentru expirare documente. De asemenea, articolul Gestionarea alertelor pentru ITP și rovinieta acoperă în detaliu scenariile specifice flotei.

💡 Pro tip: Dacă ai o flotă mare, configurează o adresă de email de grup (ex. flota@firma.ro) ca destinatar al alertelor — astfel mai mulți responsabili vor fi notificați simultan.

Reînnoiește rovinieta și actualizează documentul în sistem

Când rovinieta expiră și achiziționezi una nouă, reintri în profilul vehiculului, editezi documentul existent sau adaugi unul nou cu noile date de valabilitate și fișierul actualizat. Sistemul va recalcula automat termenele de alertă pornind de la noua dată de expirare. Istoricul documentelor anterioare rămâne accesibil, ceea ce este util pentru audituri sau controale RAR. Consultă și ghidul despre tipuri de documente obligatorii pentru flotă pentru o imagine completă a ce trebuie menținut la zi.

💡 Pro tip: Stabilește o procedură internă prin care șoferul sau responsabilul de flotă confirmă reînnoirea rovinietei și actualizarea în sistem în aceeași zi — evită astfel decalajele administrative.

Monitorizează statusul întregii flote din dashboard

Din tabloul de bord DriveLog ai o vedere centralizată asupra statusului documentelor tuturor vehiculelor. Poți identifica rapid ce roviniete sunt expirate, care expiră în curând și care sunt valabile. Rapoartele exportabile în format CSV îți permit să transmiți situația documentelor către conducerea companiei sau către departamentul financiar-contabil, fără efort suplimentar.

💡 Pro tip: Combină monitorizarea rovinietelor cu urmărirea foilor de parcurs pentru o imagine completă a activității flotei. Citește ghidul Generarea și urmărirea foilor de parcurs cu DriveLog pentru a înțelege cum funcționează în ansamblu.

Ce trebuie să știi înainte de a configura evidenta rovinieta sistem în DriveLog

Înainte de a începe, verifică că ai la îndemână toate informațiile necesare și că respecți câteva cerințe minime pentru o configurare corectă a sistemului.

Ai nevoie de un cont activ pe DriveLog și de un profil de companie configurat cu CUI valid — datele se completează automat prin integrarea cu baza de date ANAF.
Fiecare vehicul trebuie înregistrat individual în sistem cu numărul de înmatriculare corect înainte de a putea atașa documente — nu poți adăuga rovinieta fără profilul vehiculului creat.
Fișierele acceptate pentru atașarea documentelor sunt PDF, JPG, JPEG și PNG, cu dimensiunea maximă de 20MB per fișier — asigură-te că scan-urile sunt lizibile.
Data de expirare a rovinietei trebuie introdusă corect în câmpul „Valabil până" — aceasta este baza pe care sistemul calculează și declanșează toate alertele automate.
Sistemul suportă până la 6 tipuri de documente per vehicul: rovinieta, ITP, RCA, CASCO, tahograf, licență transport — toate gestionate cu același evidenta rovinieta sistem unificat.
Alertele de expirare se trimit pe adresa de email configurată în setările companiei — verifică și actualizează această adresă dacă responsabilul de flotă s-a schimbat.
Poți gestiona mai multe companii din același cont DriveLog — util pentru grupuri de firme sau pentru administratori externi de flotă.
Datele și documentele stocate sunt gestionate conform normelor GDPR — consultă Politica de Confidențialitate DriveLog pentru detalii complete.

Pune ordine în evidența rovinietelor și a tuturor documentelor flotei tale

Cu DriveLog, evidenta rovinieta sistem devine un proces automat, digital și fără erori. Înregistrează-te acum, adaugă vehiculele și lasă platforma să te alerteze înainte ca orice document să expire — inclusiv rovinieta, ITP-ul, RCA-ul și CASCO-ul, pentru fiecare mașină din flotă.

Începe gratuit cu DriveLog

Acasă