Termeni și Condiții: Ghid complet pentru utilizarea platformei de gestionare flotă
Înainte de a utiliza platforma DriveLog, este esențial să înțelegi cadrul legal și regulile care guvernează accesul la servicii. Acești termeni și condiții de utilizare definesc drepturile și obligațiile tale ca utilizator, modul în care sunt gestionate datele companiei tale, ale vehiculelor și ale șoferilor, precum și limitele de responsabilitate ale platformei. Citește acest ghid cu atenție — te ajută să utilizezi DriveLog corect, eficient și în deplină siguranță juridică.
DriveLog este o aplicație web 100% online dedicată managementului flotei auto, destinată firmelor cu vehicule proprii din sectoarele de transport marfă, construcții, utilaje și flote mixte. Prin acceptarea termenilor și condițiilor de utilizare, utilizatorul — fie că este proprietarul companiei, un administrator sau un operator — confirmă că a înțeles și acceptă toate prevederile descrise în acest document. Accesul la platformă este condiționat de crearea unui cont valid, cu adresă de email și parolă, și de configurarea corectă a profilului companiei.
Platforma permite gestionarea simultană a mai multor companii dintr-un singur cont, cu posibilitatea de a comuta între ele direct din dashboard. Fiecare companie are asociate vehicule, șoferi, foi de parcurs, jurnale de combustibil și documente cu termene de valabilitate. Rolurile disponibile — superadmin și utilizator obișnuit — determină nivelul de acces la date și funcționalități. Este responsabilitatea utilizatorului să atribuie corect rolurile și să protejeze credențialele de autentificare.
Acești termeni și condiții de utilizare se completează cu Politica de Confidențialitate și cu Politica de Utilizare a Cookie-urilor, documente care detaliază modul în care sunt colectate, stocate și protejate datele cu caracter personal introduse în platformă. Îți recomandăm să consulți și ghidul complet despre politica de confidențialitate în gestionarea flotei pentru o înțelegere aprofundată a obligațiilor GDPR.
Ce reglementează termenii și condițiile de utilizare DriveLog
Fiecare modul al platformei are reguli clare de utilizare, responsabilități asumate și limite de răspundere bine definite.
Crearea contului și gestionarea companiei
Utilizatorul este responsabil pentru acuratețea datelor introduse la înregistrare: denumire, CUI și adresă. La introducerea CUI-ului, datele sunt preluate automat din baza ANAF prin API public — utilizatorul trebuie să verifice și să confirme corectitudinea acestora. Ghidul de înregistrare în platformă oferă instrucțiuni detaliate pas cu pas.
Înregistrarea și gestionarea vehiculelor
Fiecare vehicul adăugat în platformă trebuie să aibă date corecte și actualizate: număr de înmatriculare, marcă, model, an de fabricație și tip combustibil. Utilizatorul răspunde pentru validitatea informațiilor introduse și pentru atașarea documentelor corecte (ITP, RCA, CASCO, rovinieta). Consultă ghidul de înregistrare a mașinilor în flotă pentru detalii complete.
Evidența șoferilor și documentele acestora
Datele șoferilor — inclusiv CNP-ul (opțional), numărul permisului și categoriile de conducere — sunt date cu caracter personal și se supun reglementărilor GDPR. Utilizatorul are obligația de a obține consimțământul șoferilor înainte de introducerea datelor în sistem. Documentele atașate (permis, aviz psihologic, fișă medicală) pot fi în format PDF, JPG sau PNG, cu o dimensiune maximă de 20 MB per fișier. Vezi ghidul complet pentru înregistrarea documentelor șoferilor.
Foile de parcurs și exportul datelor
Foile de parcurs generate în DriveLog sunt conforme cu normele românești și pot fi exportate în format PDF sau CSV. Utilizatorul este responsabil pentru corectitudinea datelor introduse (km la plecare, km la sosire, destinații, scopul deplasării) și pentru arhivarea fizică sau digitală conform legislației în vigoare. Află mai multe despre generarea și urmărirea foilor de parcurs cu DriveLog.
Sistemul de alerte pentru documente
Platforma verifică zilnic documentele cu expirare apropiată (la 30, 14, 7 și 1 zile) și trimite notificări automate prin email. DriveLog nu răspunde pentru eventualele consecințe ale neînnoirii documentelor în cazul în care adresa de email configurată este incorectă sau alertele sunt ignorate. Utilizatorul are obligația să mențină adresa de email activă și să acționeze în urma notificărilor primite. Citește ghidul despre configurarea alertelor pentru expirare documente.
Jurnalul de combustibil și rapoartele
Înregistrările de combustibil — cantitate, preț per litru, sumă totală, stație și km la bord — sunt introduse manual de utilizator sau operator. Calculul automat al consumului mediu (litri/100km) are caracter informativ și nu constituie o garanție de acuratețe absolută. Rapoartele exportate în CSV sunt destinate uzului intern al companiei. Detalii despre utilizarea funcției de bonuri de consum în DriveLog sunt disponibile în ghidul dedicat.
Cum funcționează termenii și condițiile de utilizare în practică
Urmează acești pași pentru a te asigura că utilizezi platforma DriveLog în conformitate cu regulile stabilite și cu legislația în vigoare.
Citește și acceptă documentele legale înainte de înregistrare
Înainte de a crea un cont, parcurge integral termenii și condițiile de utilizare, politica de confidențialitate și politica de cookie-uri. Bifarea căsuței de acceptare în formularul de înregistrare constituie un acord contractual valid. Nerespectarea termenilor poate duce la suspendarea sau ștergerea contului fără notificare prealabilă în cazuri grave (ex: utilizare frauduloasă, introducerea de date false).
Configurează corect profilul companiei și rolurile utilizatorilor
După înregistrare, completează profilul companiei cu date exacte: denumire, CUI, adresă, telefon și email de contact. Atribuie roluri corespunzătoare fiecărui utilizator — superadmin pentru acces complet sau utilizator obișnuit pentru acces limitat la resursele companiei. Nu distribui credențialele de autentificare și schimbă parola periodic pentru a proteja datele sensibile ale flotei tale.
Adaugă vehiculele și documentele aferente respectând tipurile acceptate
Pentru fiecare vehicul din flotă, încarcă toate documentele obligatorii: ITP, RCA, CASCO, rovinieta, tahograf și licență de transport, acolo unde este cazul. Fișierele acceptate sunt PDF, JPG, JPEG și PNG, cu o dimensiune maximă de 20 MB per document. Platformei îi sunt alocate până la 6 tipuri de documente per vehicul. Consultă ghidul tipurilor de documente obligatorii pentru flotă pentru a te asigura că ești complet acoperit legal.
Gestionează datele șoferilor cu responsabilitate și conform GDPR
Înainte de a introduce în sistem CNP-ul sau documentele medicale ale unui șofer, asigură-te că ai obținut consimțământul explicit al acestuia conform reglementărilor privind prelucrarea datelor cu caracter personal. Platforma DriveLog îți pune la dispoziție până la 5 tipuri de documente per șofer (permis, aviz psihologic, fișă medicală, certificat profesionist etc.), toate cu sistem de alertă la expirare.
Utilizează foile de parcurs și rapoartele conform legislației române
Foile de parcurs generate în DriveLog respectă formatul oficial impus de normele românești și pot fi exportate în PDF pentru arhivare fizică sau transmitere către autorități. Utilizatorul are obligația legală de a arhiva foile de parcurs pe o perioadă minimă stabilită de legislația fiscală și de transport. Pentru detalii despre completarea corectă, accesează ghidul detaliat de completare a foii de parcurs.
Începe să gestionezi flota ta în mod legal și eficient
Acum că ai înțeles termenii și condițiile de utilizare ale platformei DriveLog, ești pregătit să gestionezi flota ta auto cu încredere. Creează-ți contul gratuit astăzi și bucură-te de toate funcționalitățile: foi de parcurs conforme, evidență documente cu alerte automate, jurnal de combustibil și rapoarte detaliate — totul într-o singură platformă 100% online.
Creează cont gratuit în DriveLog